Документы

Раздел Документы хранит файлы, из которых система строит базу знаний для AI-агентов. Здесь вы загружаете исходный файл, назначаете его агентам, вручную запускаете обработку и затем проверяете результат по статусу, чанкам и, для табличных файлов, по структурированным данным.

Быстрый старт

1. Откройте Источники данных → Документы.
2. Нажмите Добавить документ.
3. Заполните поле Название документа или оставьте автозаполнение по имени файла.
4. Загрузите файл и при необходимости выберите агентов в секции Агенты.
5. Нажмите Создать.
6. Вернитесь в список и нажмите Обработать у документа со статусом Загружен.
7. Дождитесь статуса Проиндексирован и при необходимости откройте запись, чтобы проверить Чанки документа и секцию Информация о табличной обработке.

Создание записи не запускает индексацию автоматически. Обработку нужно запускать отдельно из списка документов.

Список документов

В списке отображаются основные сведения по каждому документу:

• Название документа и Имя файла.
• Размер файла.
• Статус: Загружен, Обрабатывается, Проиндексирован или Ошибка.
• Таблица показывает, распознались ли табличные данные.
• Чанков показывает, сколько фрагментов создано после обработки.
• Индексировано и Создано помогают понять, когда документ обрабатывался в последний раз.

Через меню Переключить столбцы можно включить дополнительные колонки:

• Информация о таблице;
• Страниц;
• Слов.

Поиск работает по полям Название документа и Имя файла. Фильтры позволяют отобрать записи по Статусу и диапазону Даты создания.

Нажатие на строку открывает страницу редактирования. Для документов в статусе Загружен или Ошибка доступно действие Обработать. Удаление нескольких записей выполняется массовым действием Удалить выбранные и требует повышенных прав.

Добавление документа

На странице Добавить документ используются три секции.

Основные параметры

• Название документа обязательно. Если вы его не подберете заранее, ориентируйтесь на понятное внутреннее название: например, Прайс дилеров или Регламент поддержки.
• Подсказка под полем напоминает, что имя можно заполнить автоматически по файлу.
• Описание необязательно. Его удобно использовать для внутреннего контекста: версия документа, подразделение, назначение.

Файл

Поле Файл обязательно. Форма принимает офисные и веб-форматы, которые реально разрешены в интерфейсе: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPTX, HTML и XHTML.

Подсказка в форме отдельно предупреждает, что TXT не поддерживается. На практике обработка рассчитана именно на документы, которые можно разбирать и индексировать как полноценные файлы.

Агенты

В секции Агенты поле Назначенные агенты необязательно. Здесь выбираются агенты, которым документ должен быть доступен после индексации.

Если поле оставить пустым, документ сохранится в базе знаний организации, но ни один агент не получит доступ к нему автоматически.

Редактирование документа

Страница редактирования нужна для сопровождения уже загруженного файла.

Основные параметры

Вы можете изменить Название документа, Описание и список Назначенные агенты. Это не требует повторной загрузки файла.

Загруженный файл

На странице отображается отдельная секция Загруженный файл:

• Имя файла;
• Размер;
• подсказка о скачивании.

Если файл существует в хранилище, в шапке страницы доступна кнопка Скачать документ.

Замена файла

В секции Файл можно загрузить новый файл вместо текущего. После сохранения происходят важные изменения:

1. старый файл удаляется;
2. новый файл становится текущим;
3. статус документа сбрасывается на Загружен;
4. предыдущие чанки, табличные строки и связанные задания обработки очищаются;
5. сведения о прошлой индексации и ошибках обработки сбрасываются.

После замены файла документ нужно снова запустить через действие Обработать в списке.

Информация о табличной обработке

Если документ распознан как табличный, появляется сворачиваемая секция Информация о табличной обработке. В ней можно увидеть:

• Режим обработки;
• Количество строк таблицы;
• Количество колонок;
• Схема таблицы (JSON).

Эта секция предназначена для проверки результата. Редактировать ее вручную нельзя.

Обработка и статусы

Обработка запускается действием Обработать в списке документов. Перед запуском система просит подтверждение, затем ставит документ в очередь и меняет его статус на Обрабатывается.

Дальше процесс идет в фоне:

1. файл передается на разбор;
2. из результата создаются чанки текста;
3. для чанков подготавливаются данные для поиска;
4. для табличных файлов отдельно извлекается структурированная таблица;
5. после успешного завершения документ получает статус Проиндексирован.

Что означают статусы:

• Загружен — файл сохранен, но индексация еще не запускалась или была сброшена после замены файла.
• Обрабатывается — документ уже в очереди или сейчас разбирается в фоне.
• Проиндексирован — чанки и поисковые данные готовы к использованию агентами.
• Ошибка — фоновая обработка завершилась неуспешно. В этом случае документ можно повторно отправить на обработку из списка.

Если файл отсутствует в хранилище, обработка не стартует. Для TXT запуск также не подходит: интерфейс предупреждает об этом заранее.

Чанки документа

На странице редактирования под формой есть таблица Чанки документа. Она нужна для проверки того, что именно попало в индекс.

В таблице доступны:

• поиск по чанкам;
• переключение видимых колонок;
• просмотр строк Чанк, Заголовок, Контекст, Контент, Токены.

По действию просмотра открывается подробное окно чанка, где можно изучить:

• номер чанка и время создания;
• заголовок и H1, если они были извлечены;
• описание и хлебные крошки;
• Контекст и Контент с возможностью копирования;
• дополнительные метаданные в JSON, если они есть.

Редактирование чанков вручную в этом разделе не предусмотрено.

Доступ к разделу

Раздел рассчитан на работу с базой знаний и доступен на тарифе PRO.

• В меню его не видят операторы и руководители операторов.
• Создавать и редактировать документы могут пользователи менеджерского уровня и выше внутри своей организации.
• Удаление документа доступно только административным ролям и выше.

Если функция недоступна по тарифу, раздел остается в меню с меткой PRO, список документов становится пустым, а создание новых записей блокируется.

Если что-то не работает

1. Убедитесь, что документ сохранен и имеет статус Загружен или Ошибка перед повторным запуском обработки.
2. Проверьте, что исходный файл по-прежнему существует и открывается через Скачать документ.
3. Если вы заменили файл, не ждите автоматической индексации: снова нажмите Обработать в списке.
4. Для табличных документов проверьте, появилась ли секция Информация о табличной обработке после успешной индексации.
5. Если агент не использует документ в ответах, откройте запись и проверьте поле Назначенные агенты.
6. При статусе Ошибка запустите обработку повторно после исправления файла или замены на корректную версию.

Редакция от 24 сентября 2026 года. Доступность функций зависит от роли, тарифа и настроек организации.